コピー機をオフィスに導入する際に、リース契約を結ぶかコピー機を購入するかで迷っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、リース契約と購入にかかる「費用」を軸に、それぞれのメリットとデメリットについて解説します。

リース契約と購入の費用に関するメリットとデメリット

リース契約

＜メリット＞初期費用が削減できる

リース契約最大のメリットは、初期費用が削減できることです。トータルの費用は高くなる可能性もありますが、まとまった出費は抑えられます。また、リース料金は全額経費として計上することが可能です。一括購入の際にかかる減価償却や固定資産税も発生しないので、事務負担も減らせます。

＜デメリット＞中途解約ができない、コピー機の取り扱いにリース会社への連絡が必要

リース契約の場合、中途解約ができません。やむを得ず解約する場合も、残りのリース料金を支払う必要があります。年単位の契約となる場合が多いので、数年先を見据えて検討しましょう。会社や事務所の移転が事前に決まっている場合は、それに合わせた契約期間にするのも良いでしょう。
また、リースしたコピー機の所有権はリース会社にあるので、例えば事務所移転に伴ったコピー機の移設や、他社に譲渡などしたい場合は、リース会社（販売店でも可）への連絡が必ず必要になります。

購入

＜メリット＞会社の所有物となり、トータルのコストも下がる

現金一括で購入すればコピー機は会社の所有物になり、売却や譲渡も可能です。また、本体価格のみの金額なので^※、コピー機導入のコストを最終的に抑えることができます。長期利用の場合は、一括購入の方が費用を抑えられるでしょう。
※リースの場合、リース料には本体価格以外に保険料等も含まれます。

＜デメリット＞初期費用が高額になる

新品を一括購入する場合は、初期費用が高額になります。分速30枚以上・A3カラー対応・コピーFAXスキャンなどの中小企業向けに一般的な構成のコピー機の場合、40万円～が相場になります。減価償却や固定資産税がかかるので、事務処理が面倒になるというデメリットもあります。
中古品という選択もありますが、中古は型が古い分、不具合や故障の発生といったリスクも考えなければなりません。導入してすぐ部品の生産が終了してしまう懸念もあります。

総合的に判断することが重要

費用だけでコピー機をリース契約するか購入するかを決めるのではなく、総合的に判断することが大切です。契約期間や不要になった際の破棄方法、保険、税金に関わる事務処理の手間などからも判断することで、無駄のないコピー機の導入方法を決めることができるでしょう。