現在多くの企業で複合機やコピー機をオフィスに設置されています。複合機やコピー機の導入にあたっては、リース契約している企業が多いようです。また、リース契約に際して「カウンター料金」という料金形態での契約かと思われます。

カウンター料金について「初回契約時に説明を受けたものの、漠然としか把握できていない」という方もいるかもしれません。月々の費用を大きく左右するカウンター料金について、しっかり把握しておきましょう。

カウンター料金とは

複合機やコピー機のリース契約において、まず基本となるのがカウンター料金です。
カウンター料金とは、複合機やコピー機で印刷した枚数をカウントし、月ごとの印刷枚数に応じて発生する料金のことです。

複合機やコピー機には印刷枚数をカウントする機能（カウンター）があり、カウンター料金を算出します。つまりたくさん印刷すると、その分カウンター料金の合計額は高くなります。

カウンター料金相場

一概には言えませんが、モノクロ1枚約2～3円、カラー1枚約15～25円というのがカウンター料金の大まかな相場です。
※販売会社との契約内容や機種によって、また、月間の利用ページ数やカラー印刷の有無等によって異なります。
※複合機やコピー機の機能やスペックによっても価格は異なります。

カウンター料金の安値

複合機やコピー機の販売会社ごとに料金設計が異なるため一概には言えませんが、モノクロ1枚1.1円（税込み）、カラー1枚11円（税込み）がカウンター料金の安値と思われます。

カウンター料金以外の保守契約

複合機やコピー機のカウンター保守契約にはカウンター料金以外にも様々なものが含まれます。故障や不具合が発生した場合の修理や部品交換であったり、定期的なメンテナンスや消耗品の補充なども契約に含まれる場合があります。契約期間が長く内容が充実しているほど、価格が高くなります。
保守契約を締結することによって、複合機やコピー機のトラブルを回避、あるいは未然に防ぐことが可能となります。そうすることで業務停止時間を減らし、長期的にコストを削減することができます。あらかじめ業者と細かく打ち合わせを行い、ニーズに合った保守契約を選びましょう。

印刷速度や設置場所でもカウンター料金が異なる

複合機やコピー機のカウンター料金は、印刷速度や設置場所によっても異なる場合があります。また、印刷するスピードが速い機種になるほど、1枚辺りのカウンター料金は安くなる傾向があります。さらに、一般的に地方都市より、都心部のほうが若干安くなる傾向があります。学校や公共施設のような公共の場所に設置された場合は、安価なカウンター料金が適用される場合があるようです。

いずれにせよ、一定してある程度の印刷枚数が見込めるオフィスの場合は、価格交渉に応じる可能性があります。使用する用紙の種類やサイズ、印刷の頻度や量、オプション機能の有無などによっても、カウンター料金が異なることがあるので、契約前に業者としっかり相談し、ニーズに合ったプランを選ぶことが大切です。

複合機やコピー機のカウンター料金制のメリット

多くの契約で月々にかかる主な費用は、「リース料金」と「カウンター料金」の2つです。カウンター料金の中には「トナー代」や「メンテナンス代」が含まれています。ではカウンター保守契約はどんなメリットがあるのでしょうか？

トナー・メンテナンス代がかからない

カウンター料金の中にトナー代・メンテナンス代などが含まれており、普段の運用ではこれらを気にせずに済む点がメリットです。

修理・メンテナンス費用がかからない

高性能な複合機やコピー機であっても、消耗品である以上、長い期間使用すればするほど、不具合は生じます。修理やメンテナンスのたびに費用を請求されたのでは、予想外の出費も発生するだけでなく業務にも影響を及ぼします。このような突発的なトラブルでも、費用が発生せず、故障に対して素早いサポートもしてもらえます。

トナー切れが起きても安心

印刷枚数の多いオフィスは、特にトナー交換の頻度が高くなります。
トナーがなくなったらすぐに交換できるため、トナー切れで印刷ができず業務に悪影響を及ぼすといったトラブルから回避することができます。

複合機やコピー機のカウンター料金制のデメリット

逆にデメリットは存在するのでしょうか？ご利用状況次第では、メリットであるはずのカウンター料金に含まれている「トナー代・メンテナンス代」の恩恵があまり感じられないケースもあります。コスト面でのお得感がなくなってしまう可能性があるのです。

印刷枚数が少ないと毎月の固定費の分が割高になる

印刷枚数が少なかったとしても、契約で決められている毎月の固定費は発生するため、印刷枚数が少ない月でも、月々の基本料金は発生します。また、印刷枚数が少ないということは、その分トナー交換の回数も少なくなり、メンテナンスの頻度も低くなるというデメリットが考えられます。

たくさん印刷するとカウンター料金が高くなる

印刷枚数が少ない場合は契約時にカウンター料金も高く設定される傾向にあるため、大量に印刷を行うとカウンター料金が高くなります。

複合機やコピー機のリース契約をするときの注意点

印刷方法によりカウンター料金は異なる

基本的にカウンター料金は、1枚印刷するごとに加算されていく仕組みですが、契約によっては両面印刷をした場合、また、A3用紙に印刷した場合、2枚分のカウントになるケースがあります。これを「ダブルカウント」と呼びますが、販売店によっては、ダブルカウントせずA3用紙もA4用紙も同じ扱いで、1枚分のカウントとしているところも多いので、どちらのタイプなのかは事前に確認することが大切です。A3用紙を高い頻度で使うオフィスであれば注意が必要になるでしょう。

複合機やコピー機はカウンター料金の安さだけで選ばない

カウンター料金の中に含まれているサービス内容は、契約によって異なります。
料金が安いだけでなく、アフターフォローが充実しているか、メンテナンス代は含まれているのかなど、契約内容をしっかりと確認しておくことが大切です。アフターフォローがなかったり、対応が遅かったり、といった後からサービス面で不満を感じる業者も中にはあります。

複合機やコピー機の契約前には、自社の1ヵ月辺りの印刷枚数を確認

印刷枚数が少ない場合はカウンター料金が割高の契約になり、印刷枚数が多い場合はカウンター料金が割安の契約になる傾向があります。印刷枚数を把握し、損をしないように契約をすることが大切です。
カウンター料金制以外にも、保守契約プランはあるので、オフィスにとって最適なプランを選ぶようにしましょう。