オフィスで使用するコピー機は、一台で何役もこなせるものを選びたいところ。今回は、リースするコピー機の選び方と、あると便利な機能についてご案内いたします。

オフィスで使うコピー機の選び方

重視したいポイント

コピー機はデータを印刷したりコピーを取ったりとオフィスに欠かせないものの一つです。価格だけでなく、いくつかのポイントを重視して選びましょう。

ランニングコスト

ランニングコストとは「継続的にかかる費用」のことです。リースでオフィスに導入する場合、印刷にかかった分の費用が販売店より請求されます。印刷数が少ない企業の場合、ハイスペックな機種を選んでしまうとリース料金が高くなってしまうため、月間の印刷枚数に見合ったコピー機を選ぶことでランニングコストを抑えられます。

本体価格と保守費用

本体価格とはコピー機の本体価格のことで、先述のとおりハイスペックなものほど本体価格が上がります。

保守費用はコピー機を導入する際に結ぶ保守契約にかかる費用のことで、「カウンター保守契約」「キットトナー保守契約」「年間保守契約」「スポット保守契約」などから必要なものを選びます。導入前にそれぞれがいくらかかるという説明を受け、本体価格と併せて検討をすることが大切です。

それぞれの保守契約についてはコピー機屋さん.com内「コストについて」のページでも解説しています！

業務に必要な機能

オフィスで使用する場合は、業務に必要な機能が備わっているかどうかの確認が必要です。またコピー機は、オプション機能を充実させることでより快適で便利に使用できます。

あると便利なオプション

内部オプション

主な内部オプションとして「無線LAN」「メモリー増設」「OCR（文字認識）」などがあります。

無線LANがあればルーターを介してコピー機を遠隔で動かせるのでオフィスがすっきりしますし、メモリーを増設すればたくさんのデータでも迅速に処理が可能です。OCRはPCでの文字入力が省けるので作業の効率化が図れます。

外部オプション

外部オプションは、コピー機の外部に取り付けるオプションです。主な外部オプションとして「給紙カセット」「フィニッシャー（ホチキス）」「ICカードリーダー」などがあります。

給紙カセットがあると様々な大きさの紙を常時セットしておけるため、紙交換の手間が省けます。フィニッシャーは自動でホチキス止めをしてくれるので、部数が多い時でも作業時間の短縮が可能です。ICカードリーダーは、コピー機の利用権限を制限できるので不正使用を防ぎセキュリティ強化につながります。

今回はリースするコピー機の選び方のポイントについてご紹介いたしました。本体価格の他に、保守契約やオプションをきちんとチェックしてコピー機を選ぶようにしましょう。※各種オプション類の接続や設定作業は販売店までご相談ください！