コピー機のリースをする際に一緒に契約する保守契約には、いくつかの種類があります。今回は主な二種類の保守契約についてご紹介します。

「カウンター保守契約」と「キット保守契約」とは

リースするコピー機の保守契約の中でも主なものとして「カウンター保守契約」と「キット保守契約」があります。ここではそれぞれの契約の特徴について解説します。

カウンター保守契約とは？

カウンター保守契約とは、1枚印刷するごとに○円という形で単価が設定され、1ヶ月の間に印刷した枚数に応じて料金が請求される契約です。そのため、印刷枚数によって月々の保守料金が変動します。その料金の中には、トナーや消耗部品代、メンテナンス費用なども含まれているため、リース料金を除けば月々の保守料金以外の料金はかかりません。

カウンター契約の単価は、モノクロ2～3円・フルカラーが15円～25円が一般的な相場となります。また、モノクロ・フルカラー以外にモノカラー出力が備わっているコピー機の場合、単価の設定はメーカーによって様々です。コニカミノルタやリコーのコピー機であればモノクロ単価と同じに設定されます。

目安として、月間で500枚以上印刷するようであれば、カウンター保守がおすすめです。

キット保守契約とは？

キット保守契約は、トナーの購入に応じて費用が発生します。購入したトナーキットを使用している間は保守が受けられる仕組みで、トナーが切れた場合は再購入が必要になります。トナーが残っている間に何枚印刷しても、印刷枚数に対して費用が発生することはありません。

一般的なトナー1本の単価は、K（ブラック）であれば25,000～30,000円前後、C・M・Y（ブラック以外のカラー）であれば15,000～20,000円前後が相場です。

カウンター保守契約とキット保守契約のメリット・デメリット

カウンター保守契約とキット保守契約には、それぞれメリットとデメリットがあるので、自社に合った契約方法を選択してください。

カウンター保守契約のメリット

カウンター保守契約のメリットとしては、コストのプランが立てやすいという点が挙げられます。カウンター保守料金の毎月の請求書には何枚印刷したかの印刷枚数と、1枚辺りの単価がモノクロ○円・カラー○円のように記載されるため、自社が毎月どれぐらい印刷しているか平均的な印刷枚数^※と、大体の保守料金を割り出すことが可能です。また、業者によりますが毎月の印刷枚数が多いほど印刷単価が安めに提案される場合があります。カウンター保守契約は、一般的に業務用複合機の保守契約として多くの企業に採用されています。

^※コピーボリューム・CVなどと呼ぶこともあります。

カウンター保守契約のデメリット

カウンター保守契約のデメリットとしては、基本料金（最低利用料金）が設定されているので、もしその月の印刷枚数が全くなかったとしても、月々の支払いが発生してしまうという点が挙げられます。印刷枚数が少ない、または年間通して大量に印刷する月と全く印刷しない月があるなど、印刷枚数が一定でないのであればキット保守契約がおすすめです。

キット保守契約のメリット

キット契約のメリットとしては、必要な時だけトナー代が加算されるため、印刷物が少ない場合は費用が少なくて済みます。印刷枚数が少ない企業にとってはお得な契約方法といえるでしょう。

キット保守契約のデメリット

印刷枚数が多い場合や、カラーや文字数が多いものを印刷する場合、トナーの消費量が多くなるため割高になります。毎月一定枚数以上の印刷をする場合は、カウント契約がおすすめです。

そもそも保守契約は入らなければいけないもの？

保守契約とは、保守料を支払うことでコピー機の修理対応や部品代などの料金を都度支払う必要がなくなる契約です。コピー機ごとにどの保守に入れるかメーカーによって設定されており、例えばbizhubC4050iはカウンター保守かスポット保守、Taskalfa2554ciはカウンター保守、キット保守、スポット保守が選べます。

業務用コピー機の場合、サービスマンの派遣で数万円、対応の内容に対して数万円、交換部品に対して数万円…のように対応費が高額なため、保守に入ることをおすすめしています。