テレワークが普及しつつある中、書類の電子化（ペーパーレス化）という言葉を聞く機会が増えました。書類を電子化すれば、「会社に書類があるので出社が必要になってしまった…」や「書類が社内のスペースを圧迫している…」という状況が改善できます！

紙の保存コストは年間約3,000億円！

日本経済団体連合会によれば、2004年の段階で、財務書類による紙の保存コストは年間で約3,000億円と試算されています。保存コストとは、倉庫代や、書類の発生場所から倉庫までの運搬コスト、書類の廃棄コスト等が挙げられます。また、書類やカタログ等の資料が増えてしまい会社のスペースが圧迫される、という状態も保存コストが掛かっていると言えるでしょう。

こういったコストを削減できるのが、書類の電子化です！複合機には書類を電子化するための様々な機能があります。

書類の電子化によるコスト削減

書類を電子化することで、上記に挙げたコストの削減だけでなく、下記のようなメリットが生まれます！

• 書類の場所の検索や共有が簡単に行える
• アクセス制限の設定によるセキュリティ向上
• タブレットなどを使用して閲覧可能に

更には後述のOCRという技術で、書類の文字をコンピュータで認識できるようにすることも可能です。

コピー機でどんな風に書類を電子化する？

コピー機で書類を電子化するには、スキャンしてPCに取り込んだり、コピー機が受信したFAXをメールで転送するなどの方法があります。

またコピー機にOCRオプションを取り付ければ、スキャンしただけではただの画像になっている書類の文字をコンピュータで認識できるようになります。これによって文書内の検索まで可能になります。

とはいえ原本の保存が必要な書類もまだまだある状態。原本を残す書類と電子化する書類を社内で検討し、整理されてみてはいかがでしょうか？ぜひ、自社に合った方法をご検討下さい！

参考資料：税務書類の電子保存に関する報告書