1.メーカー選びの失敗

「コピー機はどれも一緒！性能も五十歩百歩！」と思われがちですが、コピー機はメーカーにより様々な特徴があり、オフィスに最適なコピー機はそれぞれ異なります。4強と呼ばれるメーカーはやはり人気ですし、その中でも2メーカーは色も綺麗にプリントされるということで、印刷品質で色にこだわる業務の会社様には人気のメーカーです。

コピー機はメーカーごとに特徴があり、メーカーにより単価の違いや印刷品質の違い、機能の違いなどが様々存在します。単価の安さにこだわったメーカー、ランニングコストにこだわったメーカー、紙詰まりの少ないメーカー、便利機能が充実したメーカー、カラー再現性や色鮮やかさにこだわったメーカー、耐久性にこだわったメーカー、メーカーによりそれぞれ特徴があります。その特徴を見極めて、オフィス環境に即した最適なコピー機を選択していくことが大切になります。最適なコピー機を選ぶことでコストの無駄が無く、満足度の高いコピー機を選ぶことが出来ます。

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2.販売業者選びの失敗

コピー機の価格は販売店によっても異なります。アフターサービスが満足いくレベルかどうか、早いレスポンスで対応してくれる販売店かどうかは大切です。コピー機が故障した場合業務に大きな支障が出るオフィスであれば、自社で技術者を抱えている販売店を選んだ方が、緊急時にスピーディーに対応してもらえます。自社で技術者をもたない販売店では、外部の技術者に修理を依頼する必要があるため、トラブル時に余計な時間がかかります。

また、サービスマンとは連絡が取りやすいか、メーカーのサービスマンがすぐに全国無料で駆け付けてくれるか、サービス品質にも各社違いがあります。緊急時にレスポンス良く対応してくれるかはオフィス環境を維持するためにはとても重要です。技術者が所属する販売店は専門的アドバイスや修理をしてくれる分料金が割高になりますが、緊急時に備えるという意味で技術者を有する販売店がおすすめです。

最初に問い合わせをした際の対応スピードや対応をチェックすることも、販売店を選ぶうえで重要です。問い合わせから翌営業日になっても連絡が帰ってこない場合には、対応スピードが遅い販売店と考え、選ばない方がいいでしょう。

販売店で気を付けつけることは、

• 提示された価格が適正かわからない
• すぐに頼みたいのにレスポンスが悪い
• 一度電話をしたら電話が鳴りっぱなし
• 販売員の説明がわかりにくい
• メーカーが認定していない業者
• 希望設置日までに間に合わない
• リースで代理店が提示する見積書に「保守契約料金」が含まれない
• メンテナンス・アフターサービスに対応していない、または代理店では対応ができない

といった基本的なところを抑えていない業者は避けるべきでしょう。

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3.無駄な契約（機種）による失敗

契約を進めるうえでコピー機の機能はとても重要になります。A3が必要なのか、それともA4で事足りるのか、カラーが必要なのかモノクロで十分なのか、印刷スピードはどれくらい必要か等、価格に大きく係わってきます。例えば印刷スピードが遅すぎれば無駄な時間を過ごすし、印刷スピードが速ければコピー機に無駄なコストをかけてしまうため、判断に悩むことでしょう。しかしそれを正しく判断することが重要になります。さらに細かく見ていくと、様々な便利機能によりオフィス環境を円滑に進められる機能がたくさんあります。

コピー機の導入に必要となる予算をそれぞれ計算しておく必要があります。費用は、機種を購入するための初期費用と、コピー機の導入後にかかるランニングコストです。予算によって機種の選び方や契約形態が限られるため、予算を決めずに業者に接触すると、失敗のもととなります。

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3-1印刷速度について

コピー機は印刷速度によって選ぶ機種がかわるため、日常の業務でどの程度の枚数を印刷しているかを計算し、必要な印刷速度をある程度把握する必要があります。おおよその毎月の印刷枚数は、
月間印刷枚数 ＝ 一人当たりの一日の印刷枚数 × 人数 × 営業日数
にて計算できます。

その月間印刷枚数によって必要な印刷速度は変わります。月間印刷枚数別で必要な印刷速度の目安は、以下の通りです。

月間印刷枚数	印刷速度（1分あたり）
3,000枚以下	20枚～25枚
3,000枚～5,000枚	25枚～35枚
5,000枚～8,000枚	35枚～45枚
8,000枚以上	45枚以上

月間印刷枚数に応じた印刷速度の機器の選択が必要となります。

• 月間印刷枚数より少ない（印刷スピードが遅い）機種を選ぶ

⇒業務効率が悪くなる
⇒価格は抑えられるが、業務効率が下がり、会社にとってはリスク

• 月間印刷枚数より多い（印刷スピードが速い）機種を選ぶ

⇒コストへの負担が大きい
⇒業務効率は上がるが、機種そのものの価格が上がり、会社にとってリスク

特に社内でパンフレットやチラシの印刷を行う場合には、上の表に記載されている目安枚数を少し上回る印刷速度の機種を選んでおくと、業務効率化を図れます。

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3-2カラーとモノクロ

カラー対応のコピー機はモノクロのみ対応のコピー機と比較して機種代金が高額（モノクロの方が高いメーカーもある）です。コピー機を選ぶ際には、社内においてどの位の割合でカラー印刷とモノクロ印刷を行っているかを把握して、メーカーの価格差も調べてから機種を選択をするようにしましょう。

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3-3 A3とA4の選択

当然のようにA3を選ぶことが多いようですが、実はA4で事足りるケースも多いようです。もしA4のコピー機で済むようならコスト削減だけでなく、スペースも有効活用できます。

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3-4様々な便利機能

コピー機を選ぶ際には、自社の業務に必要な機能を把握し、必要な機能を備えたコピー機を選ぶことが大切です。一般的に多くのコピー機には「コピー」「プリントアウト（印刷）」「FAX送受信」「スキャン（読み取り）」の4つの主要な機能が備わっています。

また、各メーカーより、様々な便利な機能が装備されています。主要な機能以外にコピー機に搭載される機能には、次のようなものが挙げられます。ADF機能（原稿の自動送信）・割り込みコピー・連続読み込み・両面コピー・倍率変更・自動用紙選択・人感センサー・原稿枠消し・濃度調整・FAX転送・FAXタイマー送信・リモートアドレス帳・製本コピー・ページ集約・フィニッシャーなど等です。使用目的によっては業務効率を抜群にアップする機能の可能性もあります。業務内容に即した機能を選ぶことも業務効率を上げる一助になります。

コピー機の機種選びを行う際には必要な便利機能を洗い出し、その機能を備えた機種から検討していくと失敗しないようです。必要な機能を絞り切れない方は、相談してみましょう。

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3-5安価なのには理由が・・・

キャンペーンや条件付きで本体価格が格安となる場合があります。この場合は見極めが必要です。コピー機本体には問題がなくても、古い機種のためメーカーに修理部品がない場合もあり得ます。

また、販売業者によってはお客様先への訪問をしないことで人件費を削減し、その分販売価格を下げていることもあります。そのようなケースでは、レスポンスが悪い、お客様先の環境を見ないで機種の提案をするため契約後にトラブルが発生する、販売員との信頼関係を築くことが出来ないなどの問題が起きる可能性があります。そのためより良い選択が難しくなることも考えられます。

本体価格の安さだけに気をとられず、必要な機能必要な性能でコピー機を選択し、「なぜ安いのか」にも注意を払うことが大切です。

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まとめ

以上、コピー機の選択について掲載してきましたが、それでも何をどう選んでいいかわからないものです。総合的に何を選ぶか相談したい方は・・・

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